Die Akten selbst müssen von Ihnen nicht vorbereitet werden. Sie müssen uns die Akten lediglich datenschutzkonform in verschlossenen Behältern überreichen.
Von Kassenbelegen bis Baupläne können wir für Sie alles Digitalisieren.
Durch die Spezialisierung in diesem Bereich haben wir das notwendige Equipment und das Knowhow um Ihre Akten/Dokumente schnell und kostensparend für Sie zu digitalisieren. Zudem haben Ihre Mitarbeiter/-innen neben Ihren Kernaufgaben kaum weitere Kapazitäten, um das Projekt umzusetzen.
Die Dokumente werden für vier Wochen aufbewahrt. Im Anschluss haben Sie die Wahl, ob Sie einen Rückversand wünschen oder die Akten vernichten lassen. Auf Wunsch und gegen einen Aufpreis beauftragen wir eine externe Firma mit dem datenschutzkonformen Vernichten Ihrer Akten.
Auch wenn der Wunsch groß ist, sich von jeglichem Papier zu befreien, so gibt es gesetzliche Vorlagen oder Empfehlungen, welche Dokumente weiterhin aufzubewahren sind.
Hierzu zählen zum Beispiel Mahnbescheide, Gerichtsurteile und Dokumente zu Prozessen. Diese sollten Sie bis zu 30 Jahre aufbewahren. Manche Dokumente sollten Sie jedoch ein Leben lang aufbewahren. Hier zählen:
In einer Personalakte befinden sich verschiedene Dokumente. Zum Bsp. Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Mitgliedsbescheinigungen.
Haben Sie bspw. mehrere Arbeitsverträge in der Akte so entstehen beim Digitalisieren mehrere Dateien. Unabhängig von der Anzahl der Dateien handelt sich hierbei nur um eine Dokumentenart.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Scandienstleistern, steht bei uns die Digitalisierung, nicht das reine Scannen im Vordergrund.
Wir begleiten unsere Kunden von der Planung des Projekts, über den Scanvorgang bis hin zur Integration der Dokumente in das Dokumentmanagementsystem Ihres Unternehmens. Unser Hauptaugenmerk liegt auf der Indexierung der Dokumente, wodurch Sie direkt im Anschluss effizient und kostensparend digital arbeiten können.
Die Vorteile sind vielfältig. Sie reichen von Wettbewerbsfähigkeit, über Kostenreduktion bis hin zur Zeitersparnis im Arbeitsalltag. Der wichtigste Vorteil liegt jedoch darin, dass Sie einen schnellen Zugriff auf die Dokumente haben – hierbei sind Sie nicht arbeitsplatzgebunden.
In der Regel verarbeiten wir bis zu 1.000 Akten im Monat. Dies ist jedoch abhängig von der Beschaffenheit und der Seitenzahl pro Akte. Auf größere Verarbeitungsmengen sind wir durch unsere Erfahrung und Organisation ebenso vorbereitet.
Sprechen Sie uns gerne direkt an, falls Sie sich unsicher sind, wie lange Ihr Projekt dauern könnte.
Grundsätzlich können wir bei Ihnen vor Ort Digitalisieren. Dies ist mit Mehrkosten verbunden und abhängig von der Größe des Projekts.
Ihnen stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder bringen Sie die Akten selbst zu uns oder wir holen die Akten bei Ihnen gegen Mehrkosten ab.
Zunächst nehmen wir alle Dokumente aus der Akte heraus und befreien Sie von Metall oder sonstigen Gegenständen, die den Scanvorgang stören könnten.
Post-Ist‘s oder sehr kleine Belege werden von uns auf freie Flächen der jeweiligen DIN-A4-Blätter verklebt. Die einzelnen Dokumente werden dann mit Barcodes versehen, so dass beim Scanvorgang entsprechende Dateien erzeugt werden.
Scan-on-demand ist bei uns im Preis mit inbegriffen. Die Bereitstellung der Dokumente oder gar ganzen Akten dauert in der Regel weniger als 24h.
Wir benutzen mehrere Scanner der Marke Kodak. Mit bis zu 150 Blatt in der Minute und einer möglichen Dokumentenlänge von 4,80 Metern sind keine Begrenzungen in der Digitalisierung Ihrer Akten gegeben.
Nach dem Scanvorgang erhalten Sie von uns einen externen Datenträger sortiert nach Personalfällen, Aktenzeichen oder anhand einer Vorgabe von Ihnen. Wenn wir die Dokumente für Sie hochladen sollen stehen Ihnen diese auch in Ihrem Programm nach einiger Zeit zur Verfügung.
Sie können bei Postdienstleistern (zum Beispiel Deutsche Post) einen Nachsendeauftrag aufgeben. Dadurch wird Ihre Post an uns weitergeleitet, damit wir Ihre Post digitalisieren können.
Die Tagespost stellen wir Ihnen tagesaktuell zur Verfügung.
Damit Sie Ihre Post tagesaktuell erhalten können, stellen wir diese in Ihrer Cloud oder Verwaltungssystem zur Verfügung. Sollten Sie selbst kein Programm in Ihrem Unternehmen führen, um die Post digital zu erhalten, stellen wir Ihnen ihre Dokumente elektronisch zur Verfügung.
Da Pakete von anderen Dienstleistern (zum Beispiel DHL oder Hermes) versendet werden, sind diese vom Nachsendeauftrag ausgegliedert. Jedoch werden Päckchen, Maxibriefe oder Warensendungen auch von der Deutschen Post versendet, welche an uns weitergeleitet werden. Diese können wir Ihnen nachsenden.
Alternativ können Sie für größere Sendungen, die uns nicht erreichen sollen, eine alternative Zustelladresse angeben. Eine Lösung hierfür wäre zum Beispiel eine Packstation.
Die Kosten sind von vielen Faktoren abhängig. Da wir auf unsere Kundenwünsche eingehen entstehen immer individuelle Angebote.
Dies ist abhängig von der Anzahl der Briefe und dem Wunsch, wie die Post digital bereitgestellt werden soll.
Vor jedem Auftrag erhalten Sie von uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive unseres Datenschutzkonzeptes.
Gemeinsam mit unserem Datenschutzbeauftragten haben wir dieses auf die Beine gestellt, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen.
Das Ganze ist in unseren technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen, kurz TOM, verankert. Natürlich werden die Vorkehrungen von allen Mitarbeitern strikt eingehalten und immer wieder von der Geschäftsführung geprüft. Der Code of Conduct rundet unser Konzept ab.